Een inventarisboek is een document of register waarin alle bezittingen van een onderneming worden bijgehouden.
Ondernemingen maken dus een gedetailleerde lijst van activa, eigendommen, voorraden, schulden of andere waardevolle items, samen met relevante informatie zoals serienummers, aanschafdatum en locatie.
Het gaat meer concreet om activa die in de organisatie aanwezig is maar niet in de vorm van geld.
Voorraad bijhouden
Wie dus een fysieke voorraad heeft, is zeker verplicht zijn een inventarisboek bij te houden waarin alle voorraden staan en hoeveel die waard zijn.
Andere boekhoudkundige verplichtingen die een onderneming heeft zijn onder meer:
- Een financieel dagboek bijhouden (zowel bank- als kasdagboek)
- Een aankoopdagboek bijhouden
- Een verkoopdagboek bijhouden
Het is wettelijk verplicht om minstens één keer per jaar een inventaris op te maken. Op die manier is er een mogelijkheid om foutjes op te sporen en ze te corrigeren. Dankzij het opstellen van de inventaris en de denkoefening die ermee gepaard gaat, is een onderneming (zowel vennootschap als eenmanszaak) in staat om:
- De waardering na te gaan;
- De voorraden te controleren en op te sommen;
- Na te gaan of er waardeverminderingen dienen te gebeuren;
- Verschillen te verklaren tussen de werkelijke inventaris en de inventaris in de boekhouding.
Tip 1: Hulpgoederen en kleine stukken (denk aan vijzen en nagels) mag je ramen in één globaal bedrag. Alles gaan tellen zou onbegonnen werk zijn.
Tip 2: Vergeet niet dat een inventarisboek ingebonden en genummerd moet zijn. Wie het digitaal wil bijhouden maakt hiervan beter een pdf bestand.
Het belang van een inventarisboek
Een goed bijgewerkt inventarisboek kan belangrijk zijn. Het is immers een bewijsstuk bij fiscale controle waardoor een controleur niet zomaar uw winstmarge kan bepalen op basis van de aangekochte handelsgoederen. Het is best mogelijk dat niet alle handelsgoederen verkocht zijn. De fiscus zal er dus steeds van uit gaan wanneer er geen inventarisboek is, dat er ook geen voorraad is.
Een boekhouding zonder dat er een inventarisboek aanwezig is, is niet bewijskrachtig. Als de voorraad in de boekhouding nergens gedetailleerd is kan de fiscus nooit achterhalen waarop de inventaris slaat. De boekhouding zou op die manier verworpen kunnen worden. Reden genoeg dus om één keer per jaar door te bijten en die vervelende klus uit te voeren.
Model van een inventarisboek
Op zich is een inventarisboek vrij eenvoudig. Het bestaat uit verschillende kolommen:
• Omschrijving • Referentie • Aantal • Eenheidsprijs • Totaal
| Fysiek exemplaar kopen: | Digitaal sjabloon downloaden: |
| Koop HIER een Inventarisboek » | Download voorbeeld van Inventarisboek » |