Een kasboek maakt deel uit van het financieel dagboek van een onderneming dat moet worden bijgehouden. Dit is niet hetzelfde als een dagontvangstenboek.
Wie sporadisch een cash betaling ontvangt of uitvoert zal op zich geen kasboekje moeten bijhouden al verplicht de boekhoudwetgeving om een financieel dagboek bij te houden. Een financieel dagboek bestaat immers uit de bankuittreksels én het kasboek.
Een kasboek: wat is het?
Een kasboek is een financieel boek (op papier of in elektronische vorm) waarin elke dag alle binnenkomende en uitgaande cash betalingen worden ingeschreven. Enkele voorbeelden zijn:
- Een klant betaald cash in uw winkel
- De leveranciers die je cash betaald
- Een geldopname van de bank voor je kas
- Geld dat je vanuit de kas op de bank laat storten
- Cashbetalingen met geld uit de kassa, voor privé doeleinden.
Niet iedere onderneming is verplicht om een echt kassaysteem (kasregister) te hebben. Dat is alleen het geval wanneer er veel cash transacties plaatsvinden zoals bij een apotheek of supermarkt.
Een tandarts of ander vrij beroep die occasioneel eens een cash betaling aanvaard kan het cash geld dus gerust bijhouden in een kistje.
Een kasblad bijhouden: Hoe?
Een kasboek kan op papier bijgehouden worden maar ook in digitaal formaat. Wanneer gekozen wordt voor een digitaal kasboek, dan is het belangrijk om er voor te zorgen dat je inschrijvingen niet meer kan wijzigen van zodra ze zijn ingeschreven.
Per winkel/vestiging wordt het best een apart kasboek bijgehouden, op die manier kan steeds gecontroleerd worden of het kassaldo in de kas effectief overeenstemt met het kasboek. Een aantal zaken dien je wel bij te houden:
- Datum van de transacties (in- en uitgaven)
- Een omschrijving
- Bedrag van de uitgave (bijvoorbeeld betaling van een leverancier)
- Bedrag van de inkomst (de dagontvangsten)
- Het saldo
Bepaalde zaken mag je bundelen tot 1 bedrag (zoals alle inkomsten voor die dag). Andere zaken splits je voor de duidelijkheid het best op (cash betaling van een factuur van een leverancier).
Ook overboekingen van kas naar bank of omgekeerd noteer je best per aparte detaillijn.
Verplichtingen bij het kasboek
Een kasboek dien je zowel in papieren als digitale vorm 10 jaar te bewaren. Het moet dan ook bewaard worden in een formaat dat niet aanpasbaar is. De pagina’s moeten ook genummerd zijn.
Excel kan je hiervoor dus wel gebruiken, maar de kasbladen sla je dan best op in een ander formaat zoals pdf. Andere opties zijn een voorgedrukt exemplaar of digitale software voor het bijhouden van het kasboek.
Bij eenmanszaken zal de kas niet zichtbaar zijn in de boekhouding omdat er een enkelvoudige boekhouding wordt bijgehouden. Financiële transacties worden met andere woorden niet geboekt. Het is wel verplicht om het kasboek bij te houden en te kunnen voorleggen.
Bij ondernemingen wordt doorgaans wel alle financiële transacties bijgehouden. Ook de kas maakt hier deel van uit en zal zichtbaar zijn in de boekhouding.
Aandachtspunten bij een kasboek
Een kasboek dient om de cash transacties goed bij te kunnen houden. Het is dus belangrijk om elke dag na te gaan of het saldo in het kasdagboek ook overeenstemt met het cash geld dat effectief in de kassa of geldkistje aanwezig is.
Vergeet ook niet dat een kas niet in de min kan gaan. Kom je dit voor? Dan is er wellicht iets fout is gegaan. Een tweede mogelijkheid is dat je zelf cash in de kassa hebt gestopt. In dat geval moet je dit ook zo inschrijven in het kasboek.
Wat is dan een dagontvangstenboek?
Vaak is er verwarring tussen het kasboek en het dagontvangstenboek. Een dagontvangstenboek dient kortweg om alle inkomsten bij te houden waarvoor geen factuur wordt opgemaakt. De manier waarop je betaald werd speelt hierbij geen rol, dit kan cash of via de bank zijn.
Over het dagontvangstenboek kan je in een apart artikel meer lezen.
Model van een kasboek
Op zoek naar een model van een kasboek? Download hieronder een model kasblad in Excel dat je zelf kan nummeren en blijven hergebruiken. Optioneel kan je er ook voor kiezen om een boek te kopen.
| Fysiek exemplaar kopen: | Digitaal sjabloon downloaden: |
| Koop HIER een Kasboek » | Download Kasboek (herbruikbaar kasblad) » |