Kleine ondernemingsregeling (BTW vrijstellingsregeling)

Delen en opslaan:

Ondernemingen die een btw-activiteit uitoefenen en een omzet hebben van maximaal 25.000 euro kunnen er voor kiezen om een btw-vrijstelling aan te vragen. Ze vallen dan onder de kleine ondernemersregeling (art. 56 §1 BTW Wetboek).

Is deze btw-vrijstellingsregeling interessant? Wie kan het toepassen? In dit artikel kan je een antwoord vinden op alle vragen m.b.t. de kleine ondernemersregeling.

Wat is de kleine ondernemersregeling?

Ondernemingen die de jaarlijkse grens van 25.000,00 euro aan omzet niet overschrijden kunnen er voor kiezen om een btw-vrijstelling aan te vragen.
Het gevolg hiervan is dan dat je onderneming geen BTW moet aanrekenen op de verkoopfacturen. Daarentegen is het ook niet meer mogelijk om BTW in aftrek te brengen.

Het voordeel is dat je dan niet elk kwartaal een btw-aangifte hoeft in te dienen. Je blijft echter wel de btw-hoedanigheid behouden waardoor je elk jaar een klantenlisting moet opstellen. Op die manier kan de overheid ook meevolgen hoeveel je omzet bedraagt en er op toezien dat de drempel van 25.000,00 euro niet werd overschreden.

Het statuut maakt hierbij niet uit (vennootschap, VZW, eenmanszaak, zelfstandige in bijberoep, ;..). Je bent niet verplicht om te kiezen voor deze regeling, het blijft een keuze. Je kan perfect met een omzet die lager is dan 25.000 euro, een normale btw-administratie voeren.

Opgelet:
Bepaalde ondernemingen of sectoren zijn wel uitgesloten en kunnen met andere woorden niet gebruik maken van deze kleine ondernemingsregeling.

Wie kan NIET genieten van de vrijstellingsregeling?

Een aantal ondernemingen kunnen geen gebruiken van de kleine ondernemersregeling. Dit zijn onder meer:

Ondernemingen die werken in onroerende staat uitvoeren:

Eigenlijke werken: zoals schilders, dakwerkers, schrijnwerkers, ruitenwassers, tegelplaatsers, …
Oneigenlijke werken: zoals sanitaire installaties, alarminstallaties, onderhoud of reiniging van verwarming of airco, …

Ondernemingen actief in de horeca (met een geregistreerd kassasysteem);
Ondernemingen die oude materialen leveren (bijv. schroothandel)
Andere activiteiten: zoals leveren van rookwaren, weddenschappen, leveringen door een visser, verkopen van nieuwe gebouwen, enz…
BTW-eenheden

Hoe kan je de vrijstelling aanvragen?

De omschakeling van normale btw-regeling naar kleine ondernemingsregeling is een wijziging van je BTW gegevens. Het is dus geen stopzetting! Om de aanvraag in te dienen zal je een formulier 604B moeten invullen en indienen. Dit kan online gebeuren op MyMinfin: https://eservices.minfin.fgov.be

De nieuwe vrijstellingsregeling kan van start gaan:

Ofwel vanaf 1 juli (als je aanvraag vóór 1 juni is gedaan),
Ofwel vanaf 1 januari (als je aanvraag vóór 15 december is gedaan).

Wat als er meerdere activiteiten zijn?

Als er meerdere activiteiten zijn, die bijvoorbeeld door meerdere personen binnen een vennootschap worden uitgevoerd, dan moet er rekening worden gehouden met het totaalbedrag van de omzet die men samen realiseert.

Wat met klanten in de EU?

Als je goederen of dienste levert aan een klant die gevestigd is in de Europese Unie en een btw -nummer heeft, dan zal je onderneming wel elk kwartaal een intracommunautaire aangifte moeten indienen. Dit moet ook gebeuren bij ondernemingen die onder de normale btw-regeling vallen.

Wat zijn de gevolgen bij overgang van het normale stelsel naar de vrijstellingsregeling?

Bij de overgang naar het stelsel van de kleine ondernemingsregeling zal er rekening moeten gehouden worden met de herziening van eerder afgetrokken BTW.
Zo kan het zijn dat er investeringen werden verricht waarop een herzieningstermijn van 5 jaar (of 15 jaar bij onroerende goederen) moet worden toegepast.

Eenvoudig gezegd: Koop je in jaar x een machine van 2.000 euro waarop 420 euro werd afgetrokken, dan zal je 4/5e van deze BTW moeten herzien in het voordeel van de Staat als je in jaar x+1 de vrijstellingsregeling zal hanteren.

Andere goederen die zich nog in voorraad bevinden, en waarop BTW werd afgetrokken, zullen ook onderhevig zijn aan een herziening. Je zal deze goederen immers ook doorverkopen zonder daarop BTW aan te rekenen, dus is het ook logisch dat je op deze goederen geen BTW aftrekt. Hou hiermee wel rekening bij het bepalen van je winstmarge over deze goederen!

Heeft een kleine onderneming een BTW nummer?

In België is het zo dat het BTW nummer hetzelfde is als het ondernemingsnummer. Dat kan soms voor verwarring zorgen, zeker in het buitenland. Als je gebruik maakt van de kleine ondernemingsregeling heb je een BTW-nummer want je oefent een BTW plichtige activiteit uit.
Voor je onderneming werd bij aanvang een formulier 604A opgemaakt hetgeen wil zeggen dat je onderneming gekend is bij de BTW-administratie. Je moet immers jaarlijks in de mogelijkheid zijn om een klantenlisting in te kunnen dienen.

Wat als de grens van 25.000 euro overschreden is?

Dan zal je direct weer onder de normale BTW regeling vallen en elk kwartaal een btw-aangifte moeten indienen. Van zodra je een factuur uitschrijft die de grens van 25.000 euro overschrijdt moet je onmiddellijk BTW op de factuur rekenen vanaf de eerste euro daarboven.

Tip 1: Er bestaat wel een tolerantie. Als de overschrijding van het grensbedrag van 25.000 euro uitzonderlijk is en niet meer bedraagt dan 10% dan kan je blijven genieten van de kleine ondernemersregeling. Het is dus toegestaan om uitzonderlijk eens een jaaromzet van 27.500 euro te behalen.

Tip 2: Heb je investeringen uitgevoerd (bedrijfsmiddelen gekocht) terwijl je onderneming vrijgesteld was onder de kleine ondernemersregeling? Dan is het in bepaalde gevallen mogelijk om een deel van de BTW op deze investeringen alsnog te recupereren.

De terugbetaling hiervan zal echter alleen kunnen plaatsvinden indien je bij het bevoegde team beheer KMO binnen drie maanden vanaf de wijziging van belastingregeling, twee exemplaren van de gedetailleerde inventaris van de voorraad en een staat van de bedrijfsmiddelen indient.

Tip 3: Wanneer je onder de normale BTW regeling valt en opnieuw BTW moet aanrekenen op je verkopen, vergeet dan niet dat je ook opnieuw recht hebt op btw-aftrek op jouw aankopen. Hou daar dus rekening mee wanneer je aankopen doet en geef steeds jouw BTW-nummer mee.

Voordelen en nadelen kleine ondernemingsregeling

Het grootste voordeel is uiteraard de administratieve vereenvoudiging. Een aantal fiscale verplichtingen verdwijnen immers.

Zo hoef je niet elk kwartaal een BTW-aangifte in te dienen.
Je hoeft niet elk kwartaal de BTW te betalen.
Je hoeft ook geen BTW meer te rekenen op je verkoopfacturen.

Mogelijks haal je een competitief voordeel tegenover particulieren en ondernemingen die geen BTW terugvorderen (zoals dokters). Het totaalbedrag op je factuur zal normaal lager liggen omdat je geen BTW moet aanrekenen. Voor die doelgroep is jouw kostprijs dan ook lager.

Het nadeel is natuurlijk dat je onderneming geen BTW meer in aftrek kan brengen van alle beroepsmatige uitgaven. Wie dus regelmatig goederen of diensten verkoopt naar het buitenland zal dit nadeel het meeste voelen. Bovendien moet je nauwgezet de omzet van je onderneming in het oog houden.

Tip: Maak je gebruik van de diensten van een boekhoudkantoor? Dan lever je best je boekhouding periodiek aan (en niet één keer per jaar) zodat je boekhouder je omzet mee kan opvolgen.

Welke formaliteiten horen bij de kleine ondernemingsregeling?

Alle facturen die je onderneming uitschrijft moet volgende vermelding bevatten: “Bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen”.
Jaarlijks dient wel een klantenlisting te worden ingediend vóór 31 maart. Eenvoudig gezegd is dit een lijst met daarop al uw Belgische btw-plichtige klanten en de omzet die je aan hen in een kalenderjaar hebt gefactureerd. Als kleine onderneming zal je ook de omzet doorgeven.
Tip: Heb je alleen aan particulieren verkocht? M.a.w.: je hebt geen BTW plichtige klanten? Dan hoef je geen klantenlisting meer in te dienen sinds 2016.
Elke wijziging moet nog steeds worden doorgegeven aan de btw-administratie. Zowel de start (604 A) als een wijziging (604 B) als een stopzetting (604 C) van je activiteit moet telkens doorgegeven worden.
Je bent nog steeds verplicht om facturen uit te schrijven. Deze moeten genummerd en chronologisch worden bijgehouden.
Heb je aankoopfacturen uit het buitenland ontvangen waarvan de btw onterecht verlegd werd? Dan dien je hiervoor een bijzondere btw aangifte in te dienen.
Als je factureert aan klanten in de EU die btw-plichtig zijn, dan moet je voor je onderneming ook een intracommunautaire opgave indienen.
Een dagboek van ontvangsten bijhouden (voor je verkopen aan particulieren).
De onderneming moet ook nog steeds een overzicht van de bedrijfsmiddelen opmaken en bijhouden.

Wat moet er op je facturen staan?

Als je als kleine onderneming een factuur moet opmaken, dan zal deze bijna hetzelfde zijn alsof je btw-plichtig zou zijn. De basisvermeldingen moeten immers altijd worden opgenomen op de factuur. Denk hierbij maar aan de gegevens van je onderneming (benaming, adres, ondernemingsnummer, …) en de identificatiegegevens van je klant;

BTW reken je uiteraard niet aan, dus het percentage en bedrag zal nul zijn. Wel moet je op je factuur verplicht een bijzondere vermelding opnemen om je klanten op de hoogte te brengen dat je van een btw-vrijstelling geniet: “Bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen”.

Met welke omzet moet er rekening gehouden worden?

Het omzetcijfer wordt gevormd door het bedrag, exclusief BTW van:

De handelingen die aan belasting zouden onderworpen zijn indien ze gedaan worden door een onderneming die aan de normale of forfaitaire regeling onderworpen is;
Van de handelingen die vrijgesteld zijn:
- Wegens uitvoer, intracommunaitaire leveringen,
- Die betrekking hebben op onroerende goederen,
- De financiële handelingen,
- De handelingen van verzekering en herverzekering.

Om het omzetcijfer te bepalen wordt echter GEEN rekening gehouden met:

De overdracht van bedrijfsmiddelen,
Handelingen die uitgesloten zijn van de vrijstellingsregeling,
Handelingen verricht door landbouwondernemers (die onderwerpen zijn aan de bijzondere regeling volgens artikel 57 van het BTW wetboek),
Andere handelingen (behalve reeds vermeld) die vrijgesteld zijn volgens:
- artikel 44, §§ 1 en 2
  (= handelingen verricht door geneesheren, rusthuizen, scholen, …),
- artikel 44, § 2bis, krachtens artikel 44, § 3, 3°
  (= de door de auteur of toondichter gesloten contracten voor uitgave van letterkundige werken of van kunstwerken),
- artikel 44, § 3, 12°, 13° en 14°
  (leveringen tegen de nominale waarde van postzegels, weddenschappen, loterijen en andere kans- en geldspelen, universele postdiensten,…);
Handelingen die plaatsvinden in het buitenland. Je moet dus alleen rekening houden met je omzet uit Belgische activiteiten.

Wat als je geen volledig jaar actief bent?

Is je onderneming pas opgestart halfweg het jaar? Dan wordt de grens van 25.000 euro ook pro rata berekend. Wie dus exact halfweg het jaar start, heeft voor de resterende looptijd van het kalenderjaar een grensbedrag van 12.500 euro om rekening mee te houden als er gekozen wordt voor de kleine ondernemingsregeling.

De drempel van 25.000 is dus alleen van toepassing als je een volledig jaar actief bent!

Wat als je als nieuwe onderneming start in de loop van het jaar?

Zonet las je dat het grensbedrag pro rata berekend moet worden als je de onderneming geen volledig jaar actief was. Als startende onderneming is het verder belangrijk om in te schatten op hoeveel de omzet zal eindigen in dat jaar.

Je kan dus perfect starten als kleine onderneming op basis van geschatte vooruitzichten. Het verloop van de omzet zal dan verder ook in de gaten moeten gehouden worden.

Veranderen van btw-regeling?

Wanneer je onderneming onder de kleine ondernemingsregeling valt en er voor kiest om opnieuw onder de normale btw-regeling te vallen dan moet je er rekening mee houden dat terugkeren niet onmiddellijk mogelijk is.

Het zal in dit geval pas mogelijk zijn om terug te keren naar de kleine ondernemingsregeling op 1 januari van het derde jaar dat volgt op het jaar waarin je van regeling bent veranderd.

Voorbeeld:

Van 1 juli 2021: van vrijstellingsregeling naar normale BTW regeling.
Vanaf 1 januari 2024: terugkeren naar vrijstellingsregeling mogelijk.

Wat met mijn aankopen (in het buitenland)?

Bij een aankoop uit het buitenland (bijvoorbeeld Coolblue in Nederland) zal je als BTW-plichtige een factuur ontvangen waarop de BTW verlegd is. Er wordt met andere woorden geen BTW aangerekend. De verlegging gebeurd dan in je BTW-aangifte.
Als je bent vrijgesteld als kleine ondernemer dan dien je geen btw-aangiftes meer in en kan je dus ook deze aankopen uit het buitenland niet meer verleggen. Je zal dus buitenlandse BTW moeten betalen.

Bij aankopen van goederen in het buitenland waarvan het bedrag LAGER ligt dan 11.200 euro per kalenderjaar is het beter dat je je ondernemingsnummer niet doorgeeft. De kans is immers groot dat je leverancier toch de BTW zal verleggen terwijl dat niet kan. Gebeurd dit onterecht, dan moet je hiervoor een bijzondere BTW-aangifte indienen en dan heeft de administratieve vereenvoudiging van de kleine ondernemersregeling geen nut meer.

Bij aankopen van goederen in het buitenland waarvan het bedrag HOGER ligt dan 11.200 euro per kalenderjaar ben je wel wettelijk verplicht om je BTW-nummer door te geven aan je leverancier. Wie dit grensbedrag overschrijdt is wettelijk verplicht om de BTW aan te geven in het land van bestemming. Kleine ondernemingen met vrijstelling zullen dat dus moeten doen via een bijzondere BTW-aangifte.

Bij de aankoop van diensten is deze grens van 11.200 euro niet van toepassing. Er wordt van uitgegaan dat de BTW wordt betaald in het land waar de afnemer van de dienst gevestigd is. De afnemer dat is jouw onderneming dus is de BTW in België te voldoen.
Je moet dus steeds je Belgische BTW nummer doorgeven. De buitenlandse dienstverlener bezorgt je dan een factuur met verlegging van de BTW. Jij moet voor je onderneming dan wel een bijzondere BTW aangifte indienen en daarop de BTW doorstorten.

Je ontving een verkeerde factuur, wat nu?

Je hebt per ongeluk toch je ondernemingsnummer doorgegeven aan een leverancier en deze heeft een factuur opgesteld met “BTW verlegd”. De buitenlandse leverancier zal immers uitgegaan zijn van het feit dat je onderneming BTW-plichtig is. Hij kan onmogelijk weten dat je onder de kleine ondernemingsregeling valt.

In dat geval is het belangrijk de leverancier zo snel als mogelijk aan te spreken om dit te laten rechtzetten. Wil men dit niet doen, dan moet je een bijzondere BTW-aangifte indienen. Vergeet je dit te doen, dan kan men bij controle nog steeds het bedrag invorderen, verhoogd met interesten. Bovendien is de kans groot dat er nog een extra boete bovenop komt.

Conclusie: Wanneer is de kleine ondernemingsregeling nuttig?

De kleine ondernemingsregeling is optioneel: je kiest er dus zelf voor. Het komt er op neer om te beslissen of het wegvallen van de BTW-aftrek opweegt tegenover de administratieve vereenvoudiging.

Wie zijn boekhouding laat uitbesteden aan een boekhouder of accountant zal op deze kost vaak wel iets kunnen besparen. De boekhouding voeren zal immers iets minder tijd vergen, maar vergeet niet dat er nog steeds fiscale verplichtingen zijn die moeten opgevolgd worden.

Wie start als zelfstandige in bijberoep kan eventueel opteren om de vrijstelling kleine ondernemingen aan te vragen. Op die manier is de drempel tot het ondernemen ook lager.
Er moet ook aandachtig worden omgegaan bij aankopen uit het buitenland en de omzet moet goed in de gaten gehouden worden.

Jouw persoonlijke voorkeur en situatie is hierin het belangrijkste om te beslissen of de kleine ondernemingsregeling interessant is voor jou. Laat je hierin zeker begeleiden door een boekhouder of accountant.