Een factuur opmaken is een hele klus. Er zijn een aantal vermeldingen die verplicht op de factuur moeten staan. Staan deze niet op de factuur, dan vervalt in principe het recht op aftrek van de BTW en inkomstenbelasting. Het wordt dan nog eens dubbel zo ingewikkeld als er intracommunautaire leveringen zijn waar de BTW verschuldigd is in de andere EU-lidstaat (verlegging van heffing).
Welke vermeldingen dienen steeds op de factuur te staan?
- datum van uitreiking (= factuurdatum)
- het opeenvolgende nummer (de nummering dient elkaar op te volgen)
- de naam, het adres en het BTW-nummer van de leverancier
- de naam, het adres en het BTW-nummer van de klant
- de datum van de levering of de dienst indien deze verschilt van de factuurdatum
- de hoeveelheid en de aard van de geleverde goederen en/of de verstrekte diensten (altijd detailleren, dit is ook heel belangrijk bij dienstprestaties)
- de specifieke vermeldingen bij de levering van een nieuw vervoermiddel
- de maatstaf van heffing per BTW-tarief, de eenheidsprijs en eventuele voorschotten en prijskortingen
- het toegepaste BTW-tarief en het totaalbedrag van de verschuldigde BTW
- bij vrijstelling of verlegging van de heffing, de verwijzing naar de wettelijke bepalingen
- bij een creditnota: “”BTW terug te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht” (KB nr. 4, art. 4, § 1)”
- bij een duplicaat: “Dubbel uitgereikt op vraag van de klant ter vervanging van de verloren gegane of vernietigde originele factuur”
- de verwijzingen naar een vroeger uitgereikt stuk indien er voor dezelfde handeling meerdere facturen worden opgesteld (vaak worden bij bouwprojecten verschillende voorschotfacturen opgemaakt)
Het belang van detailleren
Het bijvoegen van een detail aan een factuur is heel belangrijk, zowel voor de koper als de verkoper. De administratie wil natuurlijk altijd zien hoe de bedragen tot stand zijn gekomen. Indien ze niet kan nagaan hoe de bedragen tot stand zijn gekomen dan kan ze de omzet verhogen. Om dit te doen kan ze kijken naar facturen die wel gedetailleerd zijn, naar uw winstmarge of naar de aankoopprijs van de goederen. Plaatst u dus een installatie bij een klant, vermeld dan duidelijk over welke goederen het gaat, welk deel dat uw dienstprestaties uitmaken en eventuele doorgerekende kosten apart.
Ook voor de klant is dit belangrijk. Stel dat U relatiegeschenken heeft gekocht (20 stuks aan 40€ = 800€). De factuur die u ontvangt vermeld enkel het totaalbedrag maar geen eenheidsprijs of aantal. Het is zo dat de BTW op relatiegeschenken slechts aftrekbaar zijn als de eenheidsprijs niet hoger is dan 50€. Zonder de nodige detaillering is het onmogelijk voor de administratie om te weten waarop dit betrekking had. Aangezien de factuur niets vermeld moet er worden van uitgegaan dat er 1 relatiegeschenk werd gekocht aan 800€; Het gevolg? De BTW is niet aftrekbaar terwijl dit wel aftrekbaar zou zijn indien de factuur de correcte detaillering zou bevatten.
Wat nu met intracommunautaire handelingen?
Verkoopt u goederen aan een BTW-plichtige in een land binnen de EU, dan dient u volgende vermelding op te nemen op de factuur: Vrijgesteld van BTW overeenkomstig art. 39bis W. BTW
Dit is nodig omdat de BTW verlegd wordt. De ontvanger van de factuur zal de BTW in zijn land verschuldigd zijn. Tegelijkertijd kan hij wel de BTW aftrekken (in de mate dat de BTW in zijn land aftrekbaar is natuurlijk).
Tot slot
Als laatste kan volgende website u zeker dienst doen als u vaak verkoopt naar het buitenland: Valideren van een Europees BTW nummer.
Op deze website kan u nagaan of het BTW nummer dat uw klant heeft opgegeven wel correct is. Na elke BTW periode dient er een IC opgave te worden ingediend. Daarvoor is een correct BTW nummer nodig. Door het BTW nummer te valideren (een validatie is ook geldig als bewijsmiddel) bespaart u zich en uw boekhouder veel tijd.